Privacy Policy - Kidstown 2024

Stichting Kindervakantiewerk Horssen (Kidstown) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Stichting Kindervakantiewerk Horssen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;

• Verwerking van persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• Vragen om uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens;

• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;

• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• Op de hoogte zijn van de rechten omtrent persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Stichting Kindervakantiewerk Horssen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens.

Er zijn verschillende doeleinden waarvoor Stichting Kindervakantiewerk Horssen persoonsgegevens verzamelt en verwerkt.

Deelnemers

Van deelnemende kinderen verwerken wij naam, geboortedatum, jaarklas, geslacht, adres, telefoonnummer ouders en e-mailadres ouders. Wij gebruiken dit voor identificatiedoeleinden, informatieverstrekking en ten behoeve van jaarlijks te maken groepsindeling.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de jaarlijkse inschrijving voor de jeugdvakantieweek.

De persoonsgegevens worden door opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende het jaar dat de deelnemer meedoet en daaropvolgende jaren. Zodra de deelnemer de lagere school heeft verlaten, worden zijn/haar gegevens verwijderd.

De gegevens worden bewaard in daartoe gemaakt Excel spreadsheetmodel bij de secretaris.

Ouders

Van ouders registeren wij contactgegevens zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer voor communicatiedoeleinden en bereikbaarheid (igv calamiteiten). Deze gegevens worden bewaard gedurende het jaar van deelname, totdat hun kinderen de lagere school hebben verlaten en niet meer gerechtigd zijn om mee te doen met de jeugdvakantieweek.

Er wordt gestreefd de communicatie naar ouders standaard als BCC te doen. Alleen bestuursleden zelf staan in CC, zodat zij zichtbaar en aanspreekbaar zijn voor ouders.

Vrijwilligers

Van vrijwilligers leggen wij alleen naam, e-mailadres en telefoonnummer vast. Deze gebruiken we voor communicatiedoeleinden. Zodra vrijwilligers aangeven niet meer mee te willen werken, worden hun gegevens verwijderd.

Sponsoren

Van sponsoren leggen we alleen de namen vast. Persoonsgegevens van sponsoren worden gebruikt tbv verkrijging van gesponsorde activiteiten, alsook voor vermelding van sponsoren in externe communicatie.

Als de sponsoring is beëindigd, worden deze gegevens verwijderd.

(Social) Media

Stichting Kindervakantiewerk Horssen is actief via Facebook met als doel informatie te verstrekken over de vereniging en activiteiten. Daarnaast publiceren we ook in media als Maas & Waler, de Maas- & Waalkanter, de Gelderlander en De Klep.

De informatie op deze (social)media is bestemd voor deelnemers, ouders en belangstellenden.

Voor opnamen (foto en video) tijdens activiteiten van de vereniging die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op faceboek of andere media wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht.

Deelnemers/ouders die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dan wel beeldmateriaal van hun kind(eren), dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee vervolgens rekening gehouden kan worden. Dit bezwaar kan altijd weer worden herroepen.

Verstrekking aan derden

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Bewaartermijn en Beveiliging

Jeugdvakantieweek Horssen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

• Alle personen die namens Stichting Jeugdvakantiewerk Horssen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

• Digitale gegevens zijn beveiligd met wachtwoorden en er wordt regelmatig back-ups van de gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

• Bereikbaarheidsgegevens worden jaarlijks op papier geprint en bewaard in een dossier. Deze is voor het bestuur ten tijde van de jeugdvakantieweek zelf beschikbaar op het veld op een afgeschermde plek. Deze beschikbaarheid is nodig om in geval van calamiteiten altijd betrokken ouders direct in te kunnen lichten.

• Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

• Bij alle communicatie richting ouders wordt gestreefd de e-mailadressen van de ouders/deelnemers in BCC te verzenden. Dit geldt niet voor e-mailadressen van de bestuursleden zelf. Ivm toegankelijkheid voor ouders/deelnemers staan deze wel in de CC.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

E-mail: Kidstown6631@gmail.com